JOB DESCRIPTION: Financial Analyst and Human Resources


  The University of British Columbia 

  Simon Fraser University 

  École Polytechnique de Montréal 

With financial support of the Government of Canada through Foreign Affairs, Trade and Development Canada Avec le soutien financier du gouvernement du Canada par l’entremise de Affaires étrangères, Commerce et Développement Canada 


Financial Analyst and Human Resources Coordinator (17486) 


Norman B. Keevil Institute of Mining Engineering 

JOB SUMMARY  The Financial Analyst and Human Resources Coordinator (Coordinator) is responsible for providing and  planning for financial and human resources support for a newly established, interdisciplinary, coalition‐ based, international Institute focused on improving the capacity of developing country governments to  optimize the contribution of mining, oil and gas production to sustainable economic growth and poverty  reduction.   The Institute is funded through a five‐year start‐up contribution from Foreign Affairs, Trade and  Development Canada (DFATD, formerly CIDA) and operates across three coalition member academic  sites: University of British Columbia (UBC), Simon Fraser University (SFU), and École Polytechnique de  Montréal (EPM).  The human resources component of the Institute strategy will reflect the Institute values of  engagement, accountability, inclusivity and sensitivity to gender equality and indigenous peoples, and  sustainability.   ORGANIZATIONAL STATUS  Reports to the Finance Manager and works closely with the Director, Institute Development and  Management (Director, IDM). The Coordinator has supervisory responsibility for office CUPE 2950 staff.  Is the initial point of contact on human resource matters for 28 core personnel including 10 faculty and  18 staff. Personnel are located across three academic coalition member sites in Canada, with students  and contract personnel working in Canada and internationally.   Liaises with the Administrator of the Norman B. Keevil Institute of Mining Engineering at UBC and with  various university units at three coalition member academic institutions.  WORKING CONDITIONS   Works at the Institute main office on the UBC Point Grey campus. Position may require a limited amount  of local travel.   WORK PERFORMED  Financial Analyst   

Builds various templates, using short‐ and long‐term forecasting models, to support quarterly,  semi‐annual and annual budgeting processes per DFATD agreement schedule and Institute needs.  

Job Description: Financial Analyst, Human Resources Coordinator



Responsible for accurate and timely reporting and presentation of quarterly, semi‐annual and  annual financial reports of the Institute.  

Responsible for the preparation of periodic and annual financial statements.  

Assists with internal and external audit reviews. 

Ensures a balance between target budget allocations and budget requirements for the Institute and  its four Activity Centres.  

Provides financial advice and performs financial analysis in preparation for annual workplans and  international development programs/projects.  

Analyzes financial results for accuracy, investigating suspect data and making adjustments. 

Supports quarterly, semi‐annual and annual budgeting processes per DFATD agreement schedule  and Institute needs. 

Reconciles Institute accounts and ensures eligibility of expenses and proper recording of  transactions. 

Assists in conducting continuous reviews of controls to ensure they maximize efficiency and satisfy  all regulatory and reporting requirements.  

Coordinates transfer agreement requests with the University Industry Liaison Office (UILO) and  coalition member institutions, and ensures reporting requirements are consistent with DFATD  guidelines, UBC and Institute policies. Collaborates with coalition members to ensure they meet the  reporting requirements and deadlines as specified in the transfer agreement.  

Develops and manages in‐kind matching contribution tracking system and reporting from UBC,  coalition member and strategic partners. Assesses eligibility of valuation of in‐kind, per DFATD  guidelines. Oversees the collection of documentation coordinated by the finance and  administrative clerk.  

Oversees, reviews and directs timely and accurate transaction processing and proper record  handling completed by CUPE staff.  

Attends meetings and presents financial updates, advice, reports as required.  

Consults with management to identify, analyze and resolve financial management and reporting  issues.  

Performs other financial related duties as required. 

Human Resources  

Provides human resources advice to Centre Directors and managers regarding interpretations and  applications of the collective/employee group agreements for UBC staff.  

Supports the human resource needs for field‐based work in developing countries, including staff  and student appointments and contract appointments (student or other) oversees. Understands  and monitors the Institute's risk management system in relation to overseas HR recruitment and  monitoring. Makes recommendations and develops policies in consultation with Director, IDM to  mitigate risk. 

Develops policies and procedures for human resource hiring for field‐based staff in developing  countries. 

 Manages work schedules of administrative staff. Appraises and improves workflow procedures,  supports staff utilization, and allocates resources for administrative staff. Plans professional  development and training activities for staff as needed.  

Job Description: Financial Analyst, Human Resources Coordinator



Oversees all aspects of the staff appointment process, processing of offer letters/appointment  forms, etc. 

Writes job descriptions, coordinates external job postings, participates in interviews when  required.  

Develops agreements and contracts for all consultancy work ‐ in Canada and abroad ‐ and ensures  compliance with procurement strategy.   

Responsible for attendance/absence management programs, ensuring compliance with university  policy and collective agreements. Develops and maintains system for monitoring, collecting and  validating time sheets across all three coalition sites (staff & faculty) and multiple strategic partner  sites. Monitors term appointments and ensures timely feedback to managers regarding  commitments for grant‐funded staff, e.g. working notice entitlements.  

Monitors implementation of performance management reviews across the Institute; provides  guidance to managers in evaluating work performance.  

Provides assistance to faculty recruiting processes and for visiting faculty. Oversees processing of  faculty appointments (including research associate, adjunct and honorary) in collaboration with  departmental and UBC Faculty Relations staff.  

Creates and implements a system of salary administration management for Institute staff in  consultation with Finance Manager.  

Responsible for all aspects of orientation.  

Ensures regular updates are made to administrative Institute web‐pages, e.g. staff, faculty,  students, etc. 

 Plans, develops and implements appropriate in‐house programs such as health and safety, specific  skill based training.   

Other duties as may be required. 

  SUPERVISION RECEIVED  Reports to the Finance Manager and works closely with the Director, Institute Development and  Management. Works under general managerial direction in assigned areas of responsibility. Work is  reviewed in terms of effectiveness within established policies and guidelines. Interacts and  communicates with staff and faculty across the three coalition member sites, strategic partners.  Coordinator is required to exercise judgment and initiative in duties and responsibilities.  SUPERVISION GIVEN  Manages CUPE staff. Responsible for hiring, discipline, evaluation and termination. May supervise  students (workstudy or worklearn programs).  CONSEQUENCES OF ERROR/JUDGMENT  Effective human resources and finance coordination is critical for the success of the Institute. Exercises  judgment in planning the sequence of duties, the work methods to be employed and the action to be  taken on unusual problems. Decisions are based upon appropriate application and through knowledge  of procedures, guidelines, regulations, and established precedents.  Errors in judgment could undermine the Institute's ability to achieve its mandate. Accurate tracking of  staff and in‐kind HR time across three sites and strategic partners is critical to show the coalition has  Job Description: Financial Analyst, Human Resources Coordinator



met its cash and in‐kind contributions. Work requires diplomacy, confidentiality, and an understanding  of interdisciplinary education and research projects and university governance.   The Institute has significant reputational benefits to UBC and its coalition members. Mismanagement of  this portfolio would have significant reputational consequences for faculty and schools associated with  the Institute and their ability to carry out the functions required by this grant‐funded Institute, and  could result in loss of funding or loss of key partnerships.   QUALIFICATIONS  Education and Experience  Undergraduate degree in a relevant discipline. Two years of post‐secondary education in financial  management or an equivalent combination of education and experience. Experience with financial  and/or HR tracking or reporting systems. Experience with research project reporting coordination an  asset. Enrolment in CMA or CGA program preferred.   Skills   

Advanced knowledge of financial accounting systems and human resource systems (FMS, HRMS,  Excel).  

Intermediate knowledge of other computer programs and information system (Microsoft Office,  PDF Pro, Databases, CMS Systems, etc.).  

Effective oral and written communication, presentation, interpersonal, analytical, problem‐solving,  and organizational skills.  

Demonstrated ability to assess implication of developments, anticipate issues and develop  proactive strategies to mitigate risk.  

Ability to work both independently and within a team environment.  

Ability to prioritize and work effectively under pressure to meet deadlines.  

Ability to maintain accuracy and attention to detail.  

Ability to extract complex data to produce business, statistical, and financial reports. Ability to  communicate and write clear, concise business English. 

  Please apply online through UBC Careers at:‐postings/staff.php  Job ID #17486  Submit a cover letter and resume by: January 27, 2014    The Search Committee would like to thank all applicants for their interest but will only be able to contact  those invited for an interview.    

Job Description: Financial Analyst, Human Resources Coordinator




JOB DESCRIPTION: Financial Analyst and Human Resources

  The University of British Columbia    Simon Fraser University    École Polytechnique de Montréal  With financial support of the Government of Can...

201KB Sizes 13 Downloads 21 Views

Recommend Documents

Human resources officer: job description | TARGETjobs
Some employers offer financial assistance and study leave to enable employees to gain an approved CIPD qualification. Wh

Human Resources Assistant: Job Description, Duties and Requirements
Human resources assistants, also called HR assistants, are generally assigned to help HR directors and managers keep tra

Human Resources Specialist Job Description, Salary and Outlook
Apr 25, 2014 - Human Resources Specialist Job Description, Salary and Outlook In an increasingly competitive business en

Financial Analyst Job Description: Senior, Junior Jobs Guide
Analyze data to ensure proper accounting procedures have been followed; Prepare financial reports, charts, tables and ot

Job Description Title: Finance, Administration and Human Resources
Nov 3, 2015 - Job Description. Title: Finance, Administration and Human Resources Manager,. Office: Forum Syd Kenya Offi

Job Description - Business Technical Analyst, Sr (1705950)
For more information about WellCare, please visit our website at or view our videos at http://www.yout

IT support analyst: job description | TARGETjobs
Typical employers | Qualifications and training | Key skills Technical support (or IT support) professionals help resolv

Job Description for a Contracts Analyst |
These disputes can result in lengthy court battles, high legal fees and negative publicity, so a contract analyst works

Job Description - Business Technical Analyst, Sr (1705952)
For more information about WellCare, please visit our website at or view our videos at http://www.yout

What is a Human Resources Analyst? – Human Resources MBA
Human Resources Analyst Job Description. As one of the most vital positions in the HR world, human resource analysts are