Calculating Span of Control - Multnomah County

Loading...

Multnomah County Evolves Initiative   

Calculating Span of Control in Multnomah County  Updated August 1, 2011      Introduction    This briefing paper will provide guidance for managers who are compiling span of control  data for their review meeting with the Chief Operating Officer as part of the Multnomah  Evolves initiatives.  It represents a synthesis of what we believe is best practice as  described in the literature and includes updated instructions for calculating span of  control.       Organizational Factors Influencing Span of Control    A recent study conducted by Miami‐Dade County titled “Span of Control Analysis”  (September 10, 2010) provided a comprehensive listing of factors to consider when  determining optimal span of control.  The list below represents information from this  report plus a few additional factors for consideration:   Similarity of work activities / degree of task certainty performed by supervised  staff   Complexity of work   Degree of risk entailed in work   Number of performance measures needed to evaluate subordinates   The extent to which coordination and interdependence is important between  employees and groups   Significant and/or frequent change in the work environment   Extent of non‐supervisory activities / large administrative burden   Qualifications / experience / training of supervisor and staff   Degree of public scrutiny entailed in work   Geographic dispersion of staff   Information technology infrastructure   Extent of contracting out   Staff turnover   Special circumstances including:    o Multiple work shifts / 24 hour operations  o Legal / regulatory issues  o High level of professional expertise required     

Calculating Span of Control in Multnomah County   Updated August 1, 2011 

 

Page 1 

  Calculating Span of Control     To calculate Span of Control, follow the methodology illustrated below (use attached  organizational chart as an example).  You should count all direct reports (employees) to a  supervisor.  In general, you should count people, not FTE’s – in other words, two half time  (.50 FTE) employees still count as 2 employees, not 1.       If temporary or on‐call employees are consistently used as part of the business, they  should be counted but in this case the FTE should be pro‐rated.  For example, if a  manager is responsible for a pool of 15 on‐call employees who work a total of 3 FTE over  a year’s time, for calculation purposes 3 direct reports should be used.  Due to the unique  nature of Election Workers they will not be included in the span of control calculation.    Set up a table with two columns.  Using current organizational charts start with the  highest level position in the organizational component and count the number of direct  reports for that Manager.  In this example, we are looking at a Division.  The span of  control for the Division Director is 1 to 3 (1:3).  Record a “1” in the first column and a “3”  in the second column. We record the number one for each position so that we can easily  calculate the total number of managers in the cohort.      Managers  Direct Reports Division Director  1  3           Move to the next level.  In this example, Senior Manager A has 4 direct reports,  Supervisor A, Supervisor B, Supervisor C, and Supervisor D.  Record a “1” in the first  column and a “4” in the second column.         Managers  Direct Reports Division Director  1  3 Sr. Manager A  1  4                    

Calculating Span of Control in Multnomah County   Updated August 1, 2011 

 

Page 2 

  Senior Manager B has 5 direct reports.  Add Senior Manager B to your table:      Managers  Direct Reports  Division Director  1  3  Sr. Manager A  1  4  Sr. Manager B  1  5    Senior Manager C has 3 direct reports.  Add Senior Manager C to your table:      Managers  Direct Reports Division Director  1  3  Sr. Manager A  1  4  Sr. Manager B  1  5  Sr. Manager C  1  3    Now let’s look at the next level below the Senior Managers.  Senior Manager A’s four  direct reports are Supervisor A1, A2, A3 and A4.  Each of these supervisors has 6 direct  reports, giving them each a span of control of 1:6.  Add them to your table:      Managers  Direct Reports Division Director  1  3  Senior Manager A  1  4  Supervisor A1  1  6  Supervisor A2  1  6  Supervisor A3  1  6  Supervisor A4  1  6  Senior Manager B  1  5  Senior Manager C  1  3    Senior Manager B’s 5 direct reports each supervisor 6 people.  Add them to your table:      Managers  Direct Reports Division Director           1 3      Senior Manager A  1 4          Supervisor A1  1 6           Supervisor A2  1 6 Supervisor A3  1 6 Supervisor A4  1 6 Senior Manager B  1 5 Supervisor B1  1 6

Calculating Span of Control in Multnomah County   Updated August 1, 2011 

 

Page 3 

Supervisor B2  Supervisor B3  Supervisor B4  Supervisor B5 

1 1 1 1

6 6 6 6

  Finally, Senior Manager C’s three direct reports (Supervisors C1, C2 and C3) each  supervise 10, 5, and 7 people respectively.  Add them to your table and total both  columns:      Managers  Direct Reports Division Director           1 3      Senior Manager A  1 4          Supervisor A1  1 6           Supervisor A2  1 6 Supervisor A3  1 6 Supervisor A4  1 6 Senior Manager B  1 5 Supervisor B1  1 6 Supervisor B2  1 6 Supervisor B3  1 6 Supervisor B4  1 6 Supervisor B5  1 6 Senior Manager C  1 3 Supervisor C1  1 10 Supervisor C2  1 5 Supervisor C3  1 7 TOTAL  16 91     Divide the total number of Direct Reports by the total number of Managers to get the  average span of control for this Division.    91 ÷ 16 = 5.7    Span of Control is   1:5.7     

Calculating Span of Control in Multnomah County   Updated August 1, 2011 

 

Page 4 

Calculating Span of Control in Multnomah County   Updated August 1, 2011 

 

Page 5 

Loading...

Calculating Span of Control - Multnomah County

Multnomah County Evolves Initiative    Calculating Span of Control in Multnomah County  Updated August 1, 2011      Introduction    This briefing pap...

164KB Sizes 1 Downloads 0 Views

Recommend Documents

FY 2018 - Multnomah County
Jun 21, 2017 - This is a 51% allocation for the first year of the 2017-2019 state biennial budget 2) $75,000 - State Tre

Learn English | Multnomah County Library
The library offers many resources and classes to learn English. At the library. Talk Time - Talk Time is an informal con

THE DETERMINATION OF SPAN OF CONTROL
In this article, an attempt has been made to compare two methods of determining potential span of control, that is, the

MuLTNoMAH LAwYER - Multnomah Bar Association
The Naegeli Reporting Corporation – White Wine. Sponsor. Affinity Sponsors ..... We have a stock of art supplies, toys

Span of Control - Defense Technical Information Center
Mar 9, 1972 - this as the span of management since, in their view, the span is one of. 1 management as opposed to a span

Multnomah County Health Department Primary - ABIM Foundation
Empanelment and panel size. Empanelment is the process for ensuring that every patient has an assigned primary care prov

Board announces Multnomah County Employee Award recipients
Apr 26, 2011 - After receiving 46 nominations, including over 500 employees in six categories, we are pleased to announc

1 1 MULTNOMAH COUNTY GRAND JURY 2 OFFICER USE OF
Feb 9, 2017 - Officer Quyen Duong, she was there as well. 10. She was operating a MAV car. I'll explain that here in. 11

county of riverside - Riverside County Flood Control
Nov 6, 2017 - In the event of an extension error, the unit price shall prevail. 6. Other Terms and ..... communications

county of riverside - Riverside County Flood Control
Nov 6, 2017 - In the event of an extension error, the unit price shall prevail. 6. Other Terms and ..... communications